O TRABALHO TÉCNICO E O TRABALHO ADMINISTRATIVO

O trabalho humano é a aplicação de esforço de uma pessoa para alcançar objetivos. Em outras palavras: o objetivo do trabalho humano é conseguir resultados, pela aplicação do esforço mental e físico.

Os seres humanos garantem os resultados por dois meios:

1. indiretamente - através dos esforç
2. diretamente - por meio de seus próprios esforços;
3. os dos outros.

O Trabalho Técnico

O trabalho técnico, aplicação direta do esforço físico e mental a fim assegurar resultados através da pessoa que o está realizando. Pode ser executado com ou sem ajuda direta de máquinas, equipamentos ou quaisquer outros instrumentos.

O Trabalho Administrativo

O trabalho administrativo é a aplicação do esforço físico e mental por uma pessoa, em uma função de gerência, com o propósito de garantir os resultados por meios de outras pessoas (seus gerenciados).

Assim, deve-se desde já fazer uma distinção importante: na terminologia vulgar, confunde-se trabalho administrativo com trabalho burocrático. Na verdade, trabalho burocrático é de natureza técnica (embora sua utilidade possa ser contestada), desde que a pessoa que o executa obtém o resultado diretamente, através de seu esforço.

AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

De uma forma geral identifica-se quatro funções administrativas: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO e CONTROLE. Certos autores discutem se a função de ORGANIZAÇÃO que, embora não seja menos importante em relação às outras, não poderia ser considerada como parte da função de PLANEJAMENTO, desde que o resultado de seu trabalho são planos permanentes da Organização, na forma de organogramas, definições de relações hierárquicas e funcionais, descrições de cargos e funções etc.

É através da função de ORGANIZAÇÃO que se estabelece a divisão e subdivisão do trabalho. Isto se materializa no Organograma e descrições de Funções das diversas unidades orgânicas do SISTEMA-EMPRESA. Em toda e qualquer organização humana, são desempenhadas funções técnicas e administrativas.

O sub-sistema administrativo, ou gerencial atua sobre o sub-sistema técnico, ou operacional, visando a melhor combinação dos recursos disponíveis, na busca por resultados.

O Sub-Sitema Gerencial

As funções administrativas, estão relacionadas com o sub-sistema de Gerência das Organizações, também denominado sub-sistema gerencial. Basicamente esse sub-sistema tem como objetivo conseguir a cooperação permanente das pessoas, nas diversas áreas de especialização, para alcançar os objetivos organizacionais.

Ao contrário das funções técnicas, que são diferentes conforme as particularidades de cada empresa, as funções administrativas se aplicam sem exceção a qualquer tipo de organização.

Na definição das funções administrativas, identifica-se inicialmente a de Planejamento que por definição, precede a ação. De fato, no princípio de grande parte das ações humanas, individuais ou coletivas, está algum tipo de planejamento.

O planejamento pode ser sistemático ou assistemático, externalizado ou internalizado e a curto, médio ou longo prazo.

Planejamento sistemático é aquele que se realiza através de técnicas apropriadas e em prazos regulares. Ele é externalizado quando participam de sua elaboração as pessoas envolvidas no processo e seu prazo depende do horizonte de tempo que a organização pretende ter algum tipo de controle.

Em seguida, identifica-se a função de Organização, que decorre de algum tipo de Planejamento. De fato, ao se planejar uma ação através de uma coletividade de pessoas, cooperando de forma permanente, define-se também a forma como as pessoas estarão agrupadas e a forma como irão trabalhar.

A forma de organizar depende em grande parte dos pressupostos que o organizador tem sobre o comportamento das pessoas, sua capacidade de se envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivação etc.

Definidos o plano e a estrutura, vem a função de Direção, ou seja: fazer com que as coisas se façam. É a função que conduz a ação.

Finalmente, identifica-se a função de Contrôle, que tem como objetivo garantir que o trabalho executado corresponda ao que foi planejado.

Planejamento

Dentro desta função, totalmente voltada para o futuro ter-se algum tipo de controle sobre o futuro, colocam-se atividades como a elaboração de previsões, fixação de objetivos, programação, orçamentação e a definição de políticas e procedimentos.

Organização

Dentro desta função, estão as atividades de definição da estrutura: unidades orgânicas a serem criadas, para desempenhar as diversas finalidades; a definição das responsabilidades a serem atribuídas a cada uma dessas unidades; as relações hierárquicas e funcionais entre as mesmas.

Direção

Esta função engloba atividades como a tomada de decisão, a comunicação com os subordinados, superiores e pares, a obtenção, motivação e desenvolvimento de pessoal.

Controle

Esta função está intimamente associada com o Planejamento. Ao planejamento define objetivos a se alcançar; ao Controle cabem as atividades de estabelecer os padrões de desempenho, manter registros de processos e resultados alcançados (pontos de controle), avaliar resultados e estabelecer as medidas corretivas necessárias.

TRABALHO ADMINISTRATIVO
FUNÇÕES E ATIVIDADES

FUNÇÕES DO TRABALHO ADMINISTRATIVO	PLANEJAMENTO	Elaboração de Previsões
		Determinação de Objetivos
		Cronogramação
		Orçamentação
		Definição de Políticas
		Determinação de Procedimentos
	ORGANIZAÇÃO	Definição de Estrutura
		Delegação
		Estabelecimento de Relações
	DIREÇÃO	Tomada de Decisão
		Comunicação
		Obtenção de Pessoal
		Motivação de Pessoal
		Desenvolvimento de Pessoal
	CONTROLE	Definição de Padrões de Desempenho
		Medição de Resultados
		Avaliação de Resultados
		Correção de Desempenho

FONTE: Administração Profissional - Louis A.Allen.

OS NÍVEIS GERENCIAIS

Qualquer cargo ou função em uma organização que tenha como responsabilidade a chefia de pessoas é entendido como de natureza gerencial.

No processo de divisão e sub-divisão do trabalho estabelece-se vários níveis intermediários de chefia desde o mais alto até o mais baixo.

Pela nomenclatura recomendada pela ABNT, tem-se cinco níveis gerenciais, a saber: diretoria, departamento, divisão, seção e setor. As denominações para os titulares dos cargos varia muito: diretor, gerente, superintendente, supervisor, encarregado, chefe e assim por diante.

O GAP ADMINISTRATIVO

Quanto mais alto o nível gerencial, maior a responsabilidade administrativa do detentor do cargo. Assim, tem-se como princípio que quanto mais alto o nível gerencial, mais tempo a pessoa dispende com trabalho administrativo e menos com trabalho de execução.

Assim, a nível de diretoria, por exemplo, os titulares dos cargos deveriam usar uma pequena fração do seu tempo em trabalhos de execução e a maior parte do mesmo desenvolvendo trabalho administrativo, dada a amplitude de seu cargo. Por outro lado, um chefe de turno dentro de uma fábrica, deve usar a maior parte do seu tempo realizando trabalho técnico, como os demais membros de sua equipe e uma fração de seu tempo desempenhando trabalho administrativo.

Na prática ocorre que as pessoas tendem a executar mais que administrar, absorvendo tarefas técnicas, muitas vezes por sua própria competência profissional, muitas vezes por não achar que os subordinados possam executá-las bem ou simplesmente por falta de confiança.

Ocorre então o que se denomina o gap administrativo, responsável pela sobrecarga de trabalho nas funções de chefia e pela diminuição da eficiência do sistema como um todo.